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Event Coordinator / Host for Executive Networking Gatherings in Lille (Hospitality & Gastronomy)

Freelancing, Teilzeit · FR-Lille
30 - 35 € pro Stunde
Lesen Sie die Stellenbeschreibung in:
Intro
Are you experienced in service and eager to assist at regularly scheduled networking events for high-level executives in Lille? If so, this job might be just right for you!

Event Information:

  • What? Networking events with approximately 10–20 high-ranking executives from medium and large companies, in a relaxed atmosphere with good food and drinks.
  • When? 1 time a month, Wednesday or Thursday from 5:30 PM to 10:30 PM. You should be able to attend all meetups. The dates are set at least 3 months in advance. Start Date is February 2025.
  • Where? In fine dining restaurants in the city center of Lille.

Time Commitment:

Expect a total time investment of about 7–8 hours per event, including:
  • 1 hour of preparation
  • 4 hours at the event
  • 1–2 hours of follow-up

Compensation:

The compensation is a flat rate of €170 per meetup, plus €20 to cover smaller expenses such as printing and travel costs. You should be able to provide us with invoices.

About SAWOO:

SAWOO is a young, dynamic company based in Munich with a 15-person team working primarily remotely. Our team is spread across 6 different nations. We build and operate communities for decision-makers in medium and large companies, helping them through collaborative learning and networking to tackle challenges and develop personally and professionally. We organize both physical and virtual networking events, conferences, podcasts, and other networking opportunities for community members. Additionally, we run websites, as well as LinkedIn and WhatsApp channels, where we publish custom content, such as posts, newsletters, and blog entries, and connect community members. Members of our communities include executives from renowned companies such as Bosch, Mercedes, Porsche, Lufthansa, BMW, Airbus, Amazon, Siemens, and many others. Our goal is to welcome two million active members to our communities by 2034.

Our Clients Include:

PwC, Bitkom, H&Z Consulting, EGYM Wellpass, and EMERAM Capital.

Impressions from Our Meetups:

Your tasks

Your Task:

You are responsible for the preparation, execution, and follow-up of our regularly scheduled meetups.

Preparation:

  • Print and prepare name tags and questionnaires for the participants, as well as other materials for the meetup host.
  • Bring other smaller items, such as pens and clipboards.
  • Memorize the participants' names so you can personally greet them upon arrival.

During the Meetup:

  • Make minor preparations of the event venue and finalize arrangements with the meetup host and venue staff before guests arrive.
  • Warmly welcome guests and hand out name tags.
  • Check off and fill in the participant list.
  • Ensure that the service staff provides guests with food and drinks or actively ask guests for their drink preferences.
  • Support the meetup host with all matters during the event.
  • Take photos of the event for social media.
  • Film the introduction round so that we can connect participants based on their stated challenges and experiences after the event.
  • Ensure that the agenda set by the meetup host is followed.
  • Ensure that guests fill out an exit questionnaire before leaving the meetup and collect these forms.

Follow-Up on the Evening of the Event:

  • Fill out a small personal questionnaire to provide us with feedback about the event.
  • Update the participant list with the challenges mentioned during the introduction round and the participants’ experiences (supported by the video recording).
  • Ensure that the participant list is complete and correctly filled out.
  • Upload the participant list along with all questionnaires, photos, and videos.

Your Goals:

  • Above & Beyond Guest Experience: We provide first-class service to ensure an unforgettable experience at our meetups. We exceed the expectations of our community members and focus on the little details, as they ultimately make a difference.
  • Meticulous Work Style: You pay great attention to detail in the preparation and follow-up of events. Specifically, you ensure that we receive the participant list, questionnaires, photos, and videos in their entirety and on the evening of the event.
  • Proactive Communication: You communicate proactively if you have feedback or suggestions, or if a mishap occurs. Only by doing so can we continue to improve.
Your profile
  • You have at least 2 years of experience in upscale hospitality (preferably in reception or service) or gastronomy, and you know what excellent service entails.
  • You interact confidently and professionally with international guests and executives.
  • Your English is on native speaker level.
  • You are fully committed, proactive, and eager to take initiative.
  • You are reliable and pay great attention to detail in the preparation and follow-up of the meetups.
  • You are open to feedback and new ideas.
Benefits
  • Competitive compensation of €190 per meetup.
  • Reliable planning, as meetup dates are established at least 3 months in advance.
  • Direct contact with high-ranking decision-makers from renowned companies, gaining insights into their thinking, actions, and challenges.
  • Exciting insights into current trends and challenges across various industries.
  • Development of organizational and communication skills, as well as experience in event management.
Outro
For more information and impressions, visit our website – https://www.sawoo.io/career.

Do we fit each other? – Then please send us your application in German or English.

Attention: Applications in other languages, such as French, will not be considered.

We look forward to hearing from you!
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Intro
Du bist erfahren im Service und hast Lust bei regelmäßig stattfindenden Networking-Treffen hochrangiger Führungskräfte in Köln und Düsseldorf zu unterstützen? - Dann ist dieser Job ggf. genau richtig für Dich!

Infos zu den Events:
  • Was? Netzwerktreffen von ca. 10–20 hochrangiger Führungskräften mittelgroßer und großer Firmen, in entspannter Atmosphäre, bei gutem Essen und Trinken.
  • Wann? Ca. 3 Mal im Monat, immer mittwochs oder donnerstags von 18:30 bis 22:30 Uhr. Du solltest möglichst immer dabei sein können. Die Termine stehen mindestens 3 Monate im Voraus fest.
  • Wo? In Feinkostrestaurants im Zentrum von Köln und Düsseldorf.
Startdatum
Januar 2025.

Zeitinvestment
Rechne mit einem Gesamtaufwand von etwa 6–7 Stunden pro Event, inklusive:
  • 1 Stunde Vorbereitung
  • 4 Stunden beim Event
  • 1-2 Stunden Nachbereitung
Vergütung
Die Vergütung beträgt pauschal 170 € pro Meetup, plus 20 € zur Deckung kleinerer Ausgaben wie Druck- und Fahrtkosten. Du solltest in der Lage sein, uns Rechnungen zu stellen.

Über SAWOO
SAWOO ist ein junges, dynamisches, 15-köpfiges Unternehmen aus München, das größtenteils remote arbeitet. Unser Team arbeitet von 6 verschiedenen Nationen aus. Wir bauen und betreiben Communitys rund um Entscheidungsträger:innen mittelgroßer und großer Unternehmen, um diese durch kollaboratives Lernen und Networking zu unterstützen, Herausforderungen zu meistern und sich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Dazu organisieren wir physische und virtuelle Netzwerktreffen, Konferenzen, Podcasts sowie weitere Netzwerk-Möglichkeiten für die Community-Mitglieder. Außerdem betreiben wir Websites sowie LinkedIn- und WhatsApp-Kanäle, über die wir eigens erstellte Inhalte, wie Posts, Newsletter und Blogbeiträge veröffentlichen und die Community-Mitglieder miteinander verknüpfen. Mitglieder unserer Communitys sind beispielsweise Führungskräfte renommierter Firmen, wie Bosch, Mercedes, Porsche, Lufthansa, BMW, Airbus, Amazon, Siemens, u. v. m. Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communitys willkommen zu heißen.

Zu unserer Kundschaft gehört zum Beispiel:
PwC, Bitkom, H&Z Consulting, EGYM Wellpass und EMERAM Capital

Impressionen unserer Meetups
Your tasks

Deine Aufgabe:

Du bist verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer regelmäßig stattfindenden Meetups.

Vorbereitung:

  • Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebögen für die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen für den Meetup Host.

  • Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards

  • Einprägen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft persönlich begrüßen kannst.

Während des Meetups:

  • Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Meetup Host und dem Personal der Location, bevor die Gäste eintreffen.

  • Freundliche Begrüßung der Gäste und Überreichen der Namensumhänger.

  • Abhaken und füllen der Teilnehmerliste.

  • Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gäste mit ausreichend Essen und Getränken versorgt, oder selbst aktiv nach Getränkewünschen fragen.

  • Unterstützung des Meetup Hosts bei sämtlichen Angelegenheiten während des Events.

  • Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung für soziale Medien.

  • Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmer, nach dem Event, basierend auf derer genannten Herausforderungen und Erfahrungen miteinander verknüpfen können.

  • Sicherstellen, dass die Agenda vom Meetup Host grob eingehalten wird.

  • Sicherstellen, dass die Gäste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Meetups ausfüllen und diese einsammeln.

Nachbereitung noch am Abend des Events:

  • Ausfüllen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.

  • Ergänzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmer (unterstützt durch die Videoaufzeichnung).

  • Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollständig und korrekt gefüllt ist.

  • Upload der Teilnehmerliste sowie sämtlicher Fragebögen, Bilder und Videos.

Deine Ziele: 

  • Above & beyond guest experience: Wir bieten erstklassigen Service, um einen unvergesslichen Aufenthalt bei unseren Meetups zu gewährleisten. Dazu übertreffen wir die Erwartungen unserer Community-Mitglieder und konzentrieren uns auch auf Kleinigkeiten, denn diese sind am Ende ausschlaggebend.

  • Saubere Arbeitsweise: Du lässt bei der Vor- und Nachbereitung der Events große Sorgfalt walten. Speziell stellst Du sicher, dass uns die Teilnehmerliste, Fragebögen, Bilder und Videos absolut vollständig und noch am Abend des Events erreichen.

  • Proaktive Kommunikation: Du kommuniziert proaktiv, wenn Du Feedback oder Anregungen hast, oder Dir ein Missgeschick unterlaufen ist. Denn nur so können wir immer besser werden.
Your profile

  • Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in der gehobenen Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service) oder Gastronomie und weißt somit, was exzellenten Service ausmacht

  • Du gehst sicher und professionell mit internationalen Gästen und Führungspersonen um

  • Du sprichst muttersprachliches Deutsch und kannst flüssig auf Englisch kommunizieren

  • Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust Gas zu geben

  • Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Meetups walten

  • Du bist offen für Feedback und neue Ideen

Benefits
  • Wettbewerbsfähige Vergütung von 190 € pro Meetup.
  • Gute Planbarkeit, da die Termine Meetups Termine mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
  • Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträgern, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
  • Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
  • Entwickeln organisatorischer und kommunikative Fähigkeiten sowie sammlen von Erfahrungen im Eventmanagement.
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Wir freuen uns auf Dich!
Wir freuen uns über Dein Interesse an einer Mitarbeit bei SAWOO. Bitte fülle das folgende kurze Formular aus. Solltest Du Schwierigkeiten mit dem Upload Deiner Daten haben, wende Dich gerne per E-Mail an pirmin.bartholomae@sawoo.io.
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