Community & Event Assistant | German C1 | Backoffice, Administrative, Support, German Company, Hybrid / Remote / (Talent Pool | Start in 3–6 Monaten)

Permanent employee, Full-time · XK-Pristina

1,800 - 2,200 € per month

Intro

Diese Position ist aktuell nicht sofort zu besetzen. Wir bauen für diese Rolle bewusst einen Bewerberpool (Talent Pool) auf, da wir wachsen und erfahrungsgemäß regelmäßig Bedarf für diese Rolle haben. Das voraussichtlich wieder innerhalb der nächsten 2 bis 6 Monate. Auch wenn diese Position aktuell nicht sofort besetzt wird, möchten wir frühzeitig mit passenden Kandidat:innen ins Gespräch kommen, um dann wenn es so weit ist, die Position schnell besetzen zu können.

Was das konkret für Dich bedeutet:

Wir sichten Bewerbungen mit niedrigerer Priorität
Eine Rückmeldung kann bis zu zwei Wochen dauern
Bei guter Passung führen wir als nächsten Schritt ein erstes Kennenlerngespräch und vereinbaren ggf. bereits einen Termin zum Probearbeiten
Sobald sich ein konkreter Bedarf ergibt, melden wir uns proaktiv bei Dir bzgl. einem konkreten Einstellungsdatum und den weiteren Schritten.

Du sprichst Deutsch und suchst einen sinnstiftenden Job in Prishtina, bei dem Du Dein volles Potenzial entfalten kannst und das in einem großartigen Team? - Dann ist diese Position genau das Richtige für Dich!

Wir sind eine deutsche Firma und haben am 21. Juli im Innovation Centre Kosovo (ICK) in Prishtina unser erstes Büro eröffnet – aktuell mit 6 Mitarbeitenden. Bis Ende des Jahres wollen wir auf rund 9 Teammitglieder in Prishtina wachsen. Es kommen also spannende Zeiten auf Dich und uns zu! :)

Arbeitszeiten & Vergütung:

Die Arbeitszeit ist 08:00 bis 17:00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause. Mittwochs kannst Du ins Homeoffice, wenn Du möchtest.
Deine Bezahlung beträgt zwischen 1.800 € und 2.200 € bei 40h/Woche. Bei der Übernahme von mehr Verantwortung, auch wesentlich mehr.
Inkludiert sind 23 Tage Urlaub sowie die gesetzlich festgelegten Feiertage in Prishtina.
Krankheitstage sind natürlich ebenfalls vergütet.

Über SAWOO
SAWOO ist ein internationales, dynamisches, 20-köpfiges Unternehmen aus München, das überwiegend remote arbeitet. Wir bauen und betreiben Communitys, die Führungskräfte großer Unternehmen zusammen bringen, um diese durch kollaboratives Lernen und Networking zu unterstützen, Herausforderungen zu meistern und sich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Dazu organisieren wir monatliche physische Netzwerktreffen (aktuell ca. 20/Monat), Konferenzen (aktuell 3/Jahr), Podcasts sowie weitere Netzwerk-Möglichkeiten für die Community-Mitglieder. Mitglieder unserer Communitys sind beispielsweise Führungskräfte renommierter Firmen, wie Mercedes, Porsche, Airbus, Amazon, Siemens, u. v. m. Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communitys willkommen zu heißen.

Beispiele der Communitys, die wir betreiben:

LEADERS IN CONSULTING
Level Up HR
The Procurement Initiative

Besuche unsere Website für weitere Informationen. Verwende eine Suchmaschine → SAWOO GmbH.

Your tasks

Du unterstützt unser Team bei der Vor- und Nachbereitung unserer Community-Events und anderen Formaten – von der Kommunikation mit Teilnehmenden und Hosts über das Einladungs- und Datenmanagement bis hin zur Erstellung von Briefings, Reportings und Follow-up Nachrichten. Zu Deinen konkreten Aufgaben gehören unter anderem:

Allgemein:

Betreuung der Community-E-Mail-Postfächer, inklusive Beantwortung eingehender Nachrichten anhand von Templates, die Du situativ anpasst
E-Mail-Kommunikation mit Community-Hosts zur Vergabe und Nachverfolgung von To-dos
Pflege und Aktualisierung unserer Community-Datenbank (CRM)

Vor unseren Events:

Einladungsmanagement, einschließlich Pflege von Kalendereinträgen und Registrierungsformularen
Versand von Einladungen und Informationsnachrichten an potenzielle sowie bestehende Community-Mitglieder
Versand von Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails an angemeldete Teilnehmende
Erstellung von Gästelisten, Namensschildern und weiteren Dokumenten zur Eventdurchführung
Erstellung und Versand von Briefings an interne Stakeholder wie Event-Host, lokale Event-Assistenz und Eventlocation

Nach unseren Events:

Auswertung der Teilnehmerfragebögen
Erstellung und Versand von Event-Reportings an relevante Stakeholder
Erstellung und Veröffentlichung von Social-Media-Beiträgen
Versand von Follow-ups sowie Verknüpfung von Teilnehmenden per E-Mail

Deine Ziele:

Zuverlässige und fehlerfreie operative Umsetzung: Du lässt bei der Arbeit große Sorgfalt walten. Z. B. versendest Du Einladungen, Briefings und Follow-up Nachrichten absolut fehlerfrei und hältst die Einträge im CRM sauber und aktuell.
Leistungsbereitschaft & Effizienz: Du hast Lust Gas zu geben, bist fix am PC und versendest z. B. auch mal bis zu 150 vorformulierte Nachrichten pro Stunde bei gleichbleibender Qualität.
Exzellentes Zeitmanagement: Dein Zeitmanagement ist herausragend und es fällt Dir leicht mehrere Aufgaben und kurzfristige Deadlines gleichzeitig handeln.

Your profile

Die Arbeitszeit ist 08:00 bis 17:00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause. Mittwochs kannst Du ins Homeoffice, wenn Du möchtest.
Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich z. B. als Vertriebsassistent:in, Sales Development Representative, Assistent:in, Support-Mitarbeiter:in, Sachbearbeiter:in, Callcenter-Mitarbeiter:in, etc.
Du schreibst und sprichst Deutsch und Englisch auf min. C1 Level und bist absolut sicher im Umgang mit Rechtschreibung und Grammatik.
Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust, Gas zu geben.
Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt beim Arbeiten walten.
Du arbeitest gerne unter klarer Anleitung, mit bewährten Prozessen und hast kein Problem mit repetitiven Tätigkeiten.
Dein Umgang mit Computer und Internet ist schnell und versiert.
Du verfügst über einen geeigneten Remote-Arbeitsplatz, der ungestörtes und effizientes Arbeiten ermöglicht. Grundvoraussetzung ist schnelles Internet und eine ruhige Umgebung.
Du bist bereit, ein- bis zweimal im Jahr zu Firmentreffen im Ausland zu reisen

Benefits

Take Responsibility: Wir fördern unternehmerisches Denken auf allen Ebenen. Die besten Ideen gewinnen. Gibst Du Gas und ergreifst die Initiative, hast Du die Möglichkeit, die Firma aktiv mitzugestalten und Du wirst mit Verantwortung und beruflichem Aufstieg belohnt.
Collaborative Culture: Arbeite in einem kollaborativen Umfeld, in dem gegenseitige Hilfe und die Zusammenarbeit als ein Team von A-Playern die Norm ist
Great Insights: Erlebe, wie ein junges, schnell wachsendes, international ausgerichtetes Unternehmen funktioniert. Arbeite mit namhaften Unternehmen wie PwC, EGYM Wellpass und H&Z zusammen.
„A healthy mind in a healthy body“: Wir fördern die Gesundheit unserer Mitarbeitenden, indem wir uns an ihren Kosten für Sport/Fitness/Wellness beteiligen.

Outro

Für weitere Informationen und Einblicke, insb. unsere Company Values, besuche unsere Website. Verwende eine Suchmaschine → SAWOO GmbH.

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Passen wir zu Dir und umgekehrt? – Dann sende uns bitte Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen auf Deutsch oder Englisch, inkl. Lebenslauf und Anschreiben.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören!

Apply for this job

Intro

This position is currently not available for immediate hire. For this role, we are intentionally building a candidate pool (talent pool), as we are growing and, based on experience, regularly have demand for this position. We expect this need to arise again within the next 2 to 6 months.
Even though the position is not being filled immediately, we would like to start conversations early with suitable candidates so that we can move quickly once the role becomes available.

What this means for you:

Applications will be reviewed with lower priority
Feedback may take up to two weeks
If there is a good fit, the next step will be an initial introductory interview and, if applicable, we may already schedule a trial day
As soon as a concrete need arises, we will proactively contact you regarding a potential start date and the next steps

Do you speak German and are looking for a meaningful job in Pristina, where you can unlock your full potential and work with a fantastic team? – Then this position is perfect for you!

We are a German company and opened our first office on July 21 at the Innovation Centre Kosovo (ICK) in Prishtina- currently with 6 employees. By the end of the year, we plan to grow to around 9 team members in Prishtina. So exciting times lie ahead for both you and us! :)

Working hours & Compensation

Working hours are from 08:00 to 17:00, including a one-hour lunch break. On Wednesdays, you may work from home if you want .
Salary ranges from €1,800 to €2,200 for a 40-hour work week. If you take on more responsibility, this can increase significantly.
Includes 23 vacation days, plus public holidays observed in Pristina.
Sick days are, of course, paid as well.

About SAWOO
SAWOO is an international, fast-growing company based in Munich with a dynamic team of around 20 people working mostly remote. We build and run communities that bring together decision-makers from large companies who support each other through collaborative learning and networking. We organize monthly in-person meetups (currently ~20/month), conferences (3/year), podcasts, and other networking opportunities for our community members. Our community members include executives from companies such as Mercedes, Porsche, Airbus, Amazon, Siemens, and many more. Our goal is to welcome two million active members by 2034.

Some examples of our communities:

LEADERS IN CONSULTING
Level Up HR
The Procurement Initiative

For more information, search SAWOO GmbH online.

Your tasks

You support our team in the preparation and follow-up of our community events and other formats – from communicating with participants and hosts, to managing invitations and data, to creating briefings, reports, and follow-up messages. Your specific responsibilities include:

General:

Managing the community email inboxes, including responding to incoming messages using templates that you adapt to the context
Email communication with community hosts to assign and follow up on to-dos
Maintaining and updating our community database (CRM)

Before our events:

Managing invitations, including updating calendar entries and registration forms
Sending invitations and information messages to potential and existing community members
Sending reminders and follow-up emails to registered participants
Preparing guest lists, name tags, and other documents required for event execution
Creating and sending briefings to internal stakeholders, such as the event host, local event assistants, and the event location

After our events:

Analyzing participant feedback forms
Creating and sending event reports to relevant stakeholders
Creating and publishing social media posts
Sending follow-up emails and connecting participants via email

Your Goals

Reliable and error-free execution: You work with great attention to detail. For example, you send invitations, briefings, and follow-up messages flawlessly, and you keep the CRM clean and up to date.
Drive & efficiency: You’re motivated, fast on the computer, and can send up to 150 pre-written messages per hour while maintaining high quality.
Excellent time management: You’re highly organized and able to handle multiple tasks and short deadlines simultaneously with ease.

Your profile

You are available during core working hours: Monday to Friday, 08:00 to 18:00 (local time). Exact hours can be arranged with flexibility.
You have several years of experience in administrative roles such as Sales Assistant, SDR, Virtual Assistant, Support Agent, Back Office, Call Center, etc.
You speak and write German and English fluently (at least C1 level), with strong grammar and spelling skills.
You are proactive, dependable, and motivated to perform at a high level.
You follow instructions well, enjoy working with proven processes, and are comfortable with repetitive tasks.
You are fast and confident when working on a computer and online.
You have a suitable remote work setup with stable internet and a quiet environment.
You are open to traveling abroad once or twice per year for company meetups.

Benefits

Take Responsibility: We promote entrepreneurial thinking. The best ideas win. If you take initiative and perform well, you’ll help shape the company and be rewarded with responsibility and career growth.
Collaborative Culture: Work in a highly collaborative environment where mutual support and strong team play are the norm.
Great Insights: Gain valuable insights into how a young, fast-growing international company works. Collaborate with renowned clients like PwC, EGYM Wellpass, and H&Z.
“A healthy mind in a healthy body”: We support our team’s wellbeing by contributing to costs for sports, fitness, and wellness.

Outro

To learn more and explore our company values, search “SAWOO GmbH” online.
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Do we sound like a fit for you? If yes – please send us your full application in German or English, including your CV and a short motivation letter.

We look forward to hearing from you – and maybe even meeting you in person in Pristina!

Apply for this job

We appreciate your interest in our company. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at pirmin.bartholomae@sawoo.io