DEINE ROLLE
Du verantwortest die komplette operative Umsetzung aller unserer Eventformate, von der Location bis zur Nachbereitung: die monatlichen Confidential Forums, Breakfast- und Lunch-Roundtables, Company Visits sowie die operative Produktion der vierteljährlichen Flagship-Events pro Stadt. Nur unsere großen Summits liegen vorerst nicht bei Dir. Neue Formate gestaltest Du vom Pilotversuch zum wiederholbaren Standard.
Alle Events folgen einem erprobten Playbook. Deine Aufgabe ist, dass dieses Playbook perfekt läuft: in jeder Stadt, über jedes Format, bei wachsendem Volumen, mit einem Team, das Du führst. Die inhaltliche Agenda und die Speaker liegen bewusst nicht bei Dir, die kommen aus der Community selbst.
Unser Anspruch dabei heißt „Unreasonable Hospitality“: Null vermeidbare Fehler sind der Standard, nicht das Ziel. Das Ziel sind Abende, an denen sich Gäste, Hosts und Assistenzen besser umsorgt fühlen, als sie es je erwartet hätten. Diesen Anspruch bringst Du über drei Hebel ein: welche Locations wir auswählen, welche Menschen als Assistenzen vor Ort für uns stehen, und welches Gastgeber-Verhalten wir an den Abenden zum Standard machen. Deine wichtigste Kennzahl bleibt trotzdem hart operativ: “kritische Fehler pro Woche”, Ziel: “null”. Kritisch heißt zum Beispiel: Material fehlt am Eventtag, eine Location ist 7 Tage vorher nicht final bestätigt, eine Assistenz ist 48 Stunden vorher nicht gebrieft. Denn die Magie entsteht nur auf einem Fundament, das nie wackelt.
DEINE AUFGABEN
End-to-End-Verantwortung für die operative Qualität von rund 250 Events pro Jahr über alle Formate, ohne Qualitätsverlust bei wachsendem Volumen.
Locations: Scouting, Auswahl, Briefing, Buchung und Konditionsverhandlung. Du wählst Orte nicht nur nach Preis und Verfügbarkeit, sondern danach, wie sich der Abend für unsere Gäste anfühlt. Dazu ein sauberer, verifizierter Eventkalender für alle Städte.
Teamführung aus der Ferne: Ca. 20 Event-Assistenzen in den jeweiligen Event-Städten sowie aktuell zwei Back-Office-Assistenzen bei Dir im Büro in Pristina. Du castest Assistenzen nach Hospitality-Instinkt, nicht nur nach Verfügbarkeit, arbeitest sie ein, schulst sie laufend und hältst Verträge, Standards und Qualitätsregeln aktiv nach, auch wenn es unbequem ist.
Ownership des Betriebssystems: Event-Standards, Checklisten und unsere ClickUp-Templates. Du verankerst Gastgeber-Verhalten als trainierbaren Standard, entwickelst das Playbook aktiv weiter und vereinfachst radikal: Prozessschritte ohne Gästenutzen fliegen raus.
AI-gestützte Prozesse baust Du selbst: Automatisierungen für Briefings, Kalender- und Checklisten-Verifikation, Reporting und Team-Kommunikation, mit Tools wie Claude oder ChatGPT. Nicht als Spielerei, sondern damit 250+ Events laufen, ohne dass das Team mitwachsen muss.
Neue Formate pilotierst Du operativ: Du nimmst ein Konzept, bringst es zuverlässig auf die Straße und gibst die Learnings zurück ins Playbook.
Proaktive operative Ansprechperson für interne Mitarbeiter, Hosts und Facilitators, telefonisch und direkt. Du wartest nicht auf Anfragen, Du meldest Dich zuerst. Risiken erkennst Du früh und eskalierst sie sofort.
Souveränes, lösungsorientiertes Handeln bei kurzfristigen Änderungen, zum Beispiel Location-Absagen oder Krankheitsfällen, auch abends, wenn ein Event am selben Tag läuft.
Auswertung der Event-Fragebögen und Reportings, Ableitung von Maßnahmen und Schließen der Schleife mit Hosts, Locations und dem internen Team.
WIE ERFOLG NACH 6 MONATEN AUSSIEHT
Alle Pre-Event-Checks sind 7 Tage vor jedem Event abgeschlossen, egal ob Forum, Roundtable oder Company Visit.
90 Prozent oder mehr der Events laufen über den Standardprozess, ohne dass jemand dazwischenspringen muss.
95 Prozent der Hosts bewerten die operative Umsetzung mit 9 von 10 oder besser.
Die Flagship-Events laufen operativ genauso verlässlich wie jedes kleine Frühstück.
Gäste und Hosts erzählen unaufgefordert von Momenten, in denen unser Team mitgedacht hat, bevor jemand fragen musste.
Mindestens zwei manuelle Prozessschritte pro Event sind durch von Dir gebaute Automatisierungen ersetzt.
Die ersten 6 Monate gehören der Beherrschung der Basics im großen Maßstab. Danach wächst Dein Scope mit der Firma: neue Städte, neue Formate, tiefere Automatisierung.
FÜR WEN DIE ROLLE NICHT PASST
Du suchst kreative Eventgestaltung, Bühnenproduktion oder Marketing-Aktivierungen. Diese Rolle ist operative Exzellenz, nicht kreatives Konzipieren.
Du brauchst tägliche Anleitung oder wartest, bis Aufgaben zu Dir kommen. Du bekommst klare Ziele, ein erprobtes Playbook und volle Rückendeckung, aber den Betrieb führst und treibst Du selbst.
Du löst Probleme lieber selbst im Alleingang, statt ein Team anhand guter Prozesse zu befähigen. Wir suchen Systembauer, keine Einzelkämpfer.
Dir fällt es schwer, unangenehme Dinge anzusprechen: einer Assistenz eine Konsequenz, einer Location eine Nachverhandlung, einem Kollegen ein ehrliches Nein.
Du arbeitest unstrukturiert oder verlierst bei zehn parallelen Events den Überblick. Diese Rolle lebt von Checklisten, klaren Prioritäten und sauberer Dokumentation.
Du willst um 17 Uhr garantiert abschalten. Die meisten Abende gehören Dir, aber an Eventtagen bist Du erreichbar, wenn es brennt.
